אומנות ההתנהלות בזמן

חלק 1: לאן ברח הזמן

כדי להתייעל, הדבר הראשון החשוב לנו הוא להבין מה קורה לזמן שלנו, לאן הוא בורח. מה אנחנו עושים בשעות העבודה (ולפעמים גם בשעות הפנאי והמנוחה), לראות מה ומי מנהלים את הזמן שלנו. מאחר שהעידן שלנו מוצף בגירויים, וקצב החיים מהיר מאוד, הרבה מאוד אנשים לא שמים לב לאן בורח הזמן שלהם, ותחושת התסכול רק הולכת וגוברת.

כמו בכל דבר בחיים, השלב הראשון הוא שלב הזיהוי והפענוח, ובו נבדוק מדוע אנו מרגישים שלא הספקנו כלום. מבלי שנדע ונבין מה בדיוק קורה לנו ביום העבודה, לא נוכל לבחור מחדש בהתנהלות יעילה.

היכולת להיות מודעת למה שקורה איתך מאפשרת לך להגיב מתוך בחירה, להחליט מה חשוב לך ומה מתאים לך. בעלת-עסק שעובדת מתוך בחירה מרגישה הרבה יותר יעילות וסיפוק בעבודה. הדבר מגביר את יכולתה לשנות את התנהלותה, כדי שתשרת את העסק שלה ותוביל אותה להצלחה. וכל זאת לצד שקט נפשי.

הזמן בורח מאיתנו בדברים הקטנים בחיים: הסחות הדעת, שיחות טלפון, היסחפות וחוסר תשומת-לב. כשקורה משהו גדול, אנחנו עוזבות הכול ומטפלות בו. אבל ביום-יום, כל הדברים הקטנים הם שגורמים לזמן לברוח. כששאלתי לקוח מה גורם לו לחוסר יעילות הוא סיפר: העובדים, הטלפון, המיילים, ווטסאפ, פייסבוק והחברים בעבודה. חלק מהדברים האלה היו קיימים גם קודם, אבל המאה ה-21 הביאה עימה הרבה יותר גירויים וקצב מטורף.

השינוי העיקרי בשנים האחרונות הוא שינוי מנטאלי, שקרה עקב הפריצה של הטלפונים החכמים. כשהאינטרנט ואפליקציות התקשורת נכנסו לחיינו, החיים השתנו. הרבה אנשים מרגישים צורך תמידי ומתמשך לדעת "מה קורה" בעולם החברתי שלהם בכל רגע נתון. על הצורך הזה עובדים המסרים המיידיים, ההתראות של האפליקציות, הקבוצות הפרטיות והרשתות החברתיות.

ממצב שבו אנו זמינים רק כאשר אנחנו בבית, וגם אז לא תמיד, הגענו למצב שבו אנו מרגישות חובה להיות זמינות כל הזמן. התחושה של מרבית האנשים היא שהם מפסידים משהו בכל רגע נתון; אם הם לא מחוברים ובודקים מה קורה, ייתכן שיקרה משהו במרחב הציבורי והם לא יידעו עליו, ויתרה מזאת: הם לא יהיו "בעניינים".

מצד אחד, אנחנו רוצים להיות מחוברים כל הזמן, ומצד שני - אנחנו מתחילים לסבול מהצורך הבלתי נפסק להמשיך לבדוק את הנייד, את המייל, את ההודעות ואת הרשת החברתית... כמות הפעמים שאנחנו בודקות את הממשקים בנייד במשך היום יכולה להגיע למאות.

אם בעבר היה טלפון אחד בבית, היום יש לכל אדם בוגר טלפון, ולכל ילד מגיל צעיר-יחסית טלפון משלו, ולפעמים גם טלפון קווי בבית. יש גם טאבלטים, מחשבים, טלוויזיות, וכולנו משוכנעים שעלינו להיות זמינים מסביב לשעון. נוסף על כך, כמות הגירויים והדברים המעניינים את רוב האנשים רק הולכת וגדלה, והיכולת שלנו לסנן ולהחליט מה באמת מעניין וחשוב נשחקת. כל אלו הן "מחלות" של המאה ה-21.

בימי תחילת הקריירה שלי עבדתי במלון, שם היה אסור לנו לשוחח שיחות פרטיות בשעות העבודה. אפילו כשעבדתי ב"בזק", היו לנו לכאורה כמה קווים שרצינו, אבל היה אסור להתעסק בדברים שאינם שיחות נכנסות, והיו מספר טלפונים שהועמדו לטובת העובדים להוצאת שיחות בהפסקות.

לפני כעשור היו הרבה חברות שחסמו את הרשתות החברתיות ברשתות האינטרנט שלהן. חשבו שם שכך יצליחו לייעל את העבודה. העניין הוא שגם המנהלים וגם העובדים העצמאים לא מצליחים להימנע מההתמכרות הזאת לגירויים השונים. הנורמה השתנתה, וברוב המקומות העבודה היום היא רשת פתוחה, ואנחנו עוברים בין "חלונות "וזמינים בכל שעות העבודה לאנשים השונים בחיינו. מה שקורה בפועל, זה שגם כשאנחנו עובדות לבד, אנו עוברות בין מימשקי תקשורת והסחות-דעת ללא הפסקה. במידה שיש לך צוות עובדים, גם הם עובדים במקטעי ריכוז קצרים, שמופרעים תדיר על ידי הסחות דעת, הן ממימשקי התקשורת הארגוניים, הן מול לקוחות וספקים, או פנים-ארגוניים, והן מימשקי התקשורת שאינם קשורים לעבודה.

המצב היום הוא, שלא רק שאין גבולות לשימוש בתקשורת, אלא שגם בעל העסק עצמו מספק טלפונים לעובדים או מנכס לעצמו את הזכות להשתמש בטלפון הפרטי של העובד. לפיכך, קשה ולא מקובל למנוע מהעובד לענות לשיחות פרטיות, להודעות ווטסאפ ולמסרונים בשעות העבודה. כמו כן, ברוב מקומות העבודה, הפייסבוק משמש כלי עבודה לצרכים כמו שיווק או תקשורת עם הלקוחות.

הדואר האלקטרוני, או בשמו העממי – המייל, הפך לכלי-תקשורת של עבודה, של חברים ושל משפחה, וגם הוא גורם לשפע הסחות דעת. לפני שני עשורים עובדים היו מקבלים את המשימות שלהם בישיבה שבועית ויוצאים לעבוד. הם ידעו בדיוק מה מצפים מהם. היום, בכל כמה דקות מגיע מייל נוסף, והיכולת שלנו לתעדף ולהחליט מה לעשות קודם נשחקת.

אלמנט נוסף שנשחק ופוגע ביכולת להיות יעילים, הוא הריכוז. הוא משתנה מאדם לאדם ומושפע מהגיל, מהמצב הרגשי, ובעיקר מהיכולת שלנו לנטרל הסחות דעת. בעולם שבו התקשורת הייתה פיזית, הרגשנו כי יש זמן רב יותר, משום שכמות הגירויים הייתה נמוכה יותר. כשנוספו במהלך מאתיים השנים האחרונות אמצעי התקשורת האלה: הטלפון, הטלוויזיה, המטוסים והאינטרנט, מהירות התקשורת הוכפלה והזמן התקצר; כך נשחקה גם כמות הזמן הפנוי שלנו, ואיתה תשומת הלב וכושר הריכוז.

קצב השינויים כל כך מהיר - מצד אחד נדמה לנו שהחידושים קטנים וקורים מדי פעם. מצד שני, בראייה מתמשכת, אנחנו רואים מהפכה באורח החיים שלנו, וייתכן כי בעשרות השנים האחרונות יכולת הריכוז שלנו ירדה מאוד, כי הסביבה השתנתה. אם לפני העולם הדיגיטלי דיברו על יכולת ריכוז של 30-20 דקות ברצף. היום מדברים על תשומת לב של דקות בודדות בכל פעם. באינטרנט מבלה הגולש הממוצע פחות מ-9 שניות בדף לפני שהוא נוטש אותו (9 שניות הן משך הריכוז של דג זהב).

ככל שיש סביבנו יותר גירויים, יותר אלטרנטיבות לתשומת הלב, כמו התראות של אפליקציות, הגעת מייל, הודעה מיידית במסנג'ר לסוגיו - הנטייה הטבעית שלנו היא לבדוק מיד מהי ההתראה או ההודעה שקיבלנו, ומה חדש בעולם. זאת מתוך הצורך להיות מעודכנים. מבחינה תרבותית, מקובל לעיתים שאנשים יהיו זמינים לתקשורת בזמן אירועים חברתיים. רבים עדיין לא סיגלו לעצמם את הבחירה להניח את הטלפון בצד או לא לעקוב אחרי התראות. לכן גם באירועים חברתיים יש שעסוקים רוב הזמן במכשירים, במקום להיות במקום שבו הם נמצאים ולהעניק את תשומת ליבם המלאה לאנשים שנמצאים בסביבתם.

איך כל זאת משפיע על ניהול הזמן שלנו?

תשומת הלב שנעה בין התראות שונות מסיחה את דעתנו מהמשימה שאנו עוסקים בה, גורמת לנו להזניח אותה. המציאות היא שבמשך אחוזים גדולים מהזמן אנחנו נמצאים בין המימשקים שבהם יש אינטראקציה אנושית, וכך אנחנו מזניחים את המשימות השונות המצריכות טיפול בריכוז או ברצף.

אחד המאפיינים של העידן החדש הוא מחסור בשעות-שינה. מחסור זה מפחית את היכולת שלנו לעבד מידע, לנתח נתונים, לקבל החלטות ולהמציא פתרונות. כמו כן, מחסור בשעות-שינה גורם למתח נפשי ולעיתים גם להתפרצות מחלות נפש, כמו דיכאון וחרדה.

כמות שעות השינה יורדת בהתמדה בשל כמות הדברים שאפשר לעשות בכל זמן נתון. החשמל מאפשר לנו להישאר ערים לתוך הלילה. הטלוויזיה והאינטרנט מספקים לנו בידור בכל שעות היממה. הביטחון האישי גדל במאה ה-20, והוא מאפשר לנו תנועה בטוחה מחוץ לבית בכל שעות היממה. בעולם המודרני יש ציפייה מכל אחת ואחד מאיתנו לעשות את כל עבודות הבית, לעבוד במשרה מלאה, לעסוק בחינוך הילדים ולערוך מפגשים חברתיים. עקב ציפייה זו כולנו עושים עבודה ופעילות שבעבר הספיקו לעשות שלושה אנשים.

רובנו נמצאים בתנועה ובנסיעה שעות רבות ביום. נוסף על כך, אנו מחזיקים משקי בית מתפקדים. את רבים מאיתנו מלווה תחושת חוסר-הֶספֵּק ופחד לפספס משהו שרצינו לעשות: עוד פעילות, עוד מידע שיוצר עומס בעשייה. כך אנחנו מגיעים לימים בני 20-18 שעות פעילות אינטנסיבית על חשבון שעות-השינה שהצטמצמו.

היום ממליצה הרפואה לאדם בוגר לישון 9-7 שעות שינה בלילה. ממחקר ישראלי עולה שבממוצע ישנים הישראלים פחות מ-7 שעות שינה בלילה. נראה שרוב האנשים לא ישנים את מספר השעות שהם זקוקים לו. המחסור בשינה פוגע גם בריכוז ובתיפקוד, ופגיעה זו באה לידי ביטוי בעבודה שלנו וביעילות שלנו. התוצאה היא שהחיים נחווים כערפל של עייפות מתמשכת, שבהם לא ישנים מספיק, לא מצליחים להתרכז ברצף, המוטיבציה נפגעת, והעשייה - בהתאם.

נוסף על כך, בישראל כמות שעות העבודה השבועית והשנתית היא מהגבוהות בעולם המערבי, מה שגורם לנו להיות הרבה פחות יעילים. אנחנו חושבים שאם נעבוד יותר שעות נספיק יותר, ואילו הטענה שלי היא, שדווקא משום שאנו בעבודה הרבה שעות, אנחנו מאפשרים לעצמנו "לברוח" לעיסוקים אחרים בזמן העבודה, ולכן התפוקה יורדת וההספק נשחק. למשל: כשאני יודעת שיש לי 6 שעות עבודה נטו, אני עובדת כל השעות במרץ כדי להספיק לבצע את המשימות, משום שמיד לאחר מכן יש לי דברים אחרים לעשות. לעומת זאת, אם ימי עבודה נמשכים לתוך הלילה, אני יכולה להחליט על "הפסקה" שלעיתים שוכחים לחזור ממנה, או פשוט נסחפים בין הסחות הדעת.

יש תופעה ידועה. בעיקר בחברות היי-טק: הרבה פעמים רואים שדווקא אמהות, משום שהן מוגבלות בזמן וצריכות לצאת לאסוף את הילדים ממוסדות החינוך, הן העובדות היעילות ביותר. לעומת חבריהן, הנשארים בעבודה עד שעות מאוחרות, ולעתים מכלים חלק גדול יותר מזמנם על שיחות מסדרון או הסחות דעת אחרות.

לדעתי, הסיבה שאותן נשים עובדות ביעילות מרובה היא, שהן חוששות שלא יספיקו לבצע את משימותיהן. הן מרגישות צורך לתרום בעבודה את מיטב כישוריהן ולעבוד בקצב טוב, כי הן יודעות שהן חייבות גם לצאת לאסוף את הילדים. זמנן מוגבל, ולכן הן פשוט עובדות במסגרת שעות העבודה שלהן מתוך כוונה לשמור על ריכוז והֶספֵּקים. לעומת חבריהן, שאינם מוגבלים בזמן ונוטים להסתובב יותר, וכך להיות מוסחים יותר, וכדומה.

ברור שלא תמיד זה נכון לגבי כל העובדים, אלא שזו דוגמה טובה למצב שבו בפועל יש פחות שעות עבודה, ועדיין ההספק לא נופל מההספק בשעות עבודה רבות יותר.

תחושת הזמן

תחושת הזמן היא תחושה פנימית, שאינה קשורה לשעון. בחיי היום-יום אין רובנו מסתכלים בשעון כל היום, אלא פועלים בזרימה או בהיעדר זרימה. כשהמעבר בין גירויים הוא עניין של דקות או של שניות, וכמות הגירויים לא נפסקת, אין לנו תחושת זמן אמיתית. אנחנו יושבים בחדרים סגורים, מול מסך, ועובדים.

יש הטוענים שהאנושות נחלקת לשני סוגי אנשים: אלה שמגיעים במועד וטיפה לפניו, ואלה המאחרים הכרוניים. אלה שמגיעים בזמן תמיד מחוברים יותר לשעה ולהערכת הזמנים שלהם. הם יכולים להעריך כמה זמן יידרש להם כדי לבצע כל פעולה שהם מתכננים או צריכים לעשות. הקשר בין הזמן החיצוני הנמדד בשעון לבין הזמן הפנימי נוצר בהם, והם מודעים לזמן שעובר.

לעומתם, המאחרים הכרוניים הם אלה שלא מצליחים להתארגן, לא יודעים להעריך נכון את הזמן הנדרש לכל דבר. שום שעון לא ישנה את תפישת הזמן שלהם.

דוגמה אחת להיעדר חיבור בין הזמן החיצוני לבין הזמן הפנימי אפשר לראות בתפישתה ובהתנהגותה של אחת מחברותיי הקרובות. אנחנו מכירות כבר כמעט שני עשורים. לא משנה באיזו שעה קבענו פגישה, מעולם היא לא הגיעה בזמן. אחד הדברים המאפיינים אותה הוא, שגם אם אפליקציית הניווט ווייז תגיד לה שהנסיעה תימשך שעה וחצי, היא תמיד תגיד שבעוד עשרים דקות היא תגיע. אם היא הבטיחה להגיע למקום בשעה 16:00, רק בשעה 16:30 היא תתחיל להתארגן. היא תתארגן במשך חצי שעה לפחות והנסיעה תימשך עוד מֵעבר למצופה. לכן לפי השעון היא תגיע לא לפני השעה 18:00. היא פשוט לא מסוגלת להרגיש את הזמן העובר ולחבר בינו לבין הפעולות שלה.

דוגמה נוספת היא חברה אחרת, המסוגלת לחבר בין הזמן לבין התחושה הפנימית, אבל הרצון שלה להספיק עוד משהו לפני שהיא עוברת למשימה הבאה גובר על ההתחייבות שלה, והיא תאחר כמעט לכל אירוע חברתי. תמיד יהיה עוד משהו לעשות, לסדר או להספיק. איחורים מהסוג הזה הם בחירה והחלטה או בעיקר רצון להספיק יותר.

אף שיש אנשים שקשה להם יותר להתחבר לזמן או להחליט לוותר על חלק מהדברים שהם רוצים להספיק, אני מאמינה שכשמוסיפים תשומת לב לבחירה אחרת, לאט-לאט מתחילים להספיק יותר.

בואו נתחיל לבדוק מה קורה עם הזמן שלנו.

הסיבות החיצוניות לבריחת הזמן לעומת הסיבות הפנימיות לכך

כשאנחנו מדברים על בריחת זמן, אנחנו צריכים לדעת לאן הוא בורח ומיהו הלוקח אותו מאיתנו. חלק מהסיבות לכך הן פנימיות, וחלק מהן - חיצוניות.

חלוקה כזאת תשקף לכם את התנהלות הזמן שלכם. אנחנו שואלים את עצמנו את השאלות: האם הזמן בורח כי אחרים דורשים שניתן להם מזמננו? – אלו סיבות חיצוניות; או שמא, למעשה, אנחנו לא מצליחים להתניע את עצמנו לפעולה? – אלו סיבות פנימיות.

הסיבות החיצוניות הן הסיבות הקשורות בעולם שסביבנו, ונובעות מתגובות ומנטיות מצידנו להיענות לבקשות ולצרכים של הסביבה. אלה הם הדברים המוכתבים לנו מן הבחירות והנסיבות של החיים. הם תלויים בסביבת העבודה שלנו, הפיזית והחברתית, עד כמה היא תומכת בנו ומאפשרת לנו לעבוד ברצף וללא הפרעות. בין הסיבות החיצוניות: המבנה המשפחתי, הציפיות של בני המשפחה, הצרכים שלהם, ותחושת חובתי האישית, המוסרית והערכית לבוא לעזרתם.

המשפחה נמצאת בראש סדר העדיפויות של רובנו. אנו רוצים למלא את הצרכים ואת הרצונות של הילדים - הפיזיים, הרגשיים והחינוכיים. ולכן ברוב המקרים נבחר להתגייס למען הצרכים האלה. נבחר לדאוג גם לצורכיהם של הורים מבוגרים ושל אחים, מפני שאלו האנשים החשובים בחיינו. נרצה לסייע גם לבני המשפחה המורחבת.

כמו כן, יש לנו מחוייבויות שונות לאנשים במעגלים החברתיים שלנו: עד כמה ואיך אנחנו נענים לבקשות ולרצונות של חברים; כמה ומתי אנחנו מתפנים אליהם - בשעות העבודה, או בשעות שלאחר העבודה? מה רמת התקשורת איתם ובאילו דרכים אנו מְתַקשרים עימם? האם זה ברשת החברתית? האם בהודעות או במיילים? באיזו מהירות הם מצפים מאיתנו לענות ולהתפנות אליהם?

גם בנוגע לעסק עולות שאלות כאלה: איפה עובר הגבול בין שירות טוב ואמין לבין השתעבדות לרצונות של הלקוחות? מתי סביר לעבוד לילה שלם כשלקוח מבקש מאיתנו ביצוע דחוף? עד כמה אנחנו חייבים להיות זמינים ללקוחותינו? הרי מהם באה ההכנסה של העסק, ואנחנו רוצים להצטיין ולהצליח. בהמשך נחזור לעסוק בשאלות האלה וכיצד להתמודד איתן.

הסיבות הפנימיות שמניעות אותנו הן הדברים שמטרידים אותנו, אסטרטגיות הפעולה ביום-יום: היכולת לשבת לעבוד, להתרכז באמת ולעשות את העבודה; המאבק בין הנטייה לברוח לבין הנטייה לבצע; מתי חל חוסר-שקט ועולות טרדות, ומתי המוטיבציה שלנו פועלת נגד ההכרה בצורך ואנחנו דוחים את העשייה.

האם כשיגיע הרגע המיוחל של שקט לשבת לעבוד, יצוצו כל שאר המחויבויות שלנו וישחקו את יכולתנו להתרכז? האם אנחנו ישנים מספיק בלילה, ומסוגלים להתרכז ביום די הצורך לבצע את המוטל עלינו?

אולי פשוט אין לנו די משמעת עצמית? אולי - אף שאנו יודעים בדיוק מה צריך לעשות - אין אנחנו מגיעים לעשייה? או אולי אנו לא כל כך יודעים מה לעשות קודם או מה לעשות בכלל, וכך מאבדים את המוטיבציה ואת המומנטום?

האם אנו נמנעים מהדברים שאנחנו לא אוהבים לעשות, פשוט מכיוון שאנו לא אוהבים לעשות אותם? או אולי האמונה שאנחנו לא טובים בדברים שעלינו לעשות היא שגורמת לנו להימנע מעשייתם?

בעמוד הבא תמצאו טבלה. תוכלו לכתוב בה, לפתוח מחברת או להשתמש בדף לרישום בעת הקריאה בספר. כך תוכלו להתחיל לבחון לעומק כל אחד מהגורמים שציינתי. בואו נראה מה הם הגורמים ומה השפעתם על הזמן שלכם.