איך להפוך מצב לארנב

חלק א'
יסודות השיטה

טרם קם איש שתבע זכויות יוצרים על פיתוח מכונת זמן. ההסבר ההגיוני לכך הוא שאיש עדיין לא פיתח מכונה כזו. מי לא היה רוצה להתבונן דרך עדשה שתראה לו את העתיד, אפילו רק לכמה רגעים? מי לא היה רוצה לפעמים להחזיר את הזמן לאחור לנקודה של ״מה אם...״ או ״אם רק היו 25 שעות ביממה...״. אבל אין 25 שעות ביממה, ולא קיימת יכולת טכנולוגית שתוכל לספק לנו שעה נוספת, לפחות נכון לכתיבת ספר זה. עלינו ללמוד לדעת מה לעשות עם 24 השעות שיש לנו בכל יום. כאשר נשכיל לנצל אותן ביעילות ובאפקטיביות ניצור לעצמנו ״מכונת זמן אישית״, כזו שבעזרתה נוכל להתכונן טוב יותר לעתיד ולמצות אותו בצורה הטובה ביותר.

לרשותנו עומדים כל האמצעים החדשניים והטכנולוגיים לניהול משימות ופרויקטים. מבחר האפליקציות כיום הוא עצום. בבית יש לנו כלים החוסכים לנו זמן ועושים עבורנו את העבודה — מדיח, מכונת כביסה, מכונת קפה ועוד. למרות כל הכלים הללו אנשים עדיין מתלוננים שאין להם זמן. איך זה יכול להיות? הרי מים כבר לא צריכים לשאוב מהבאר, אני מניח שרובכם לא צריכים לגדל את החיטה בעצמכם וכבר לא צריכים לרוץ אחרי ממוטות — העולם מוגש לנו על מגש של כסף. אז מה קורה כאן? רבותיי, הפילוסופיה והגישה שלכם יקבעו להיכן תגיעו ומה תצליחו להשיג.

התייחסו לזמן כאל משאב מוגבל

אתם חייבים להבין — הזמן הוא משאב מוגבל, כמו כסף! חשוב ללמוד כיצד לנצלו בצורה הטובה והמיטבית ביותר. לזמן אין צורה פיזית והוא לא מוחשי, ואולי זו הסיבה שאנחנו נוטים לוותר על תכנון זמן. תכנון הכרחי להצלחה של כל פרויקט, ולעיתים גם של משימה בודדת, בעיקר בעבודה עם קבוצת אנשים. ההבנה כי זמן הוא דבר המצריך תשומת לב היא הכרחית. הדרך היחידה שבה נוכל להשתמש בזמן ביעילות היא לתכנן אותו ולחלק אותו לחלקים שנעשה בהם פעילויות המקדמות את מטרותינו. לעיתים נראה לנו כי התכנון מיותר, דורש מאיתנו זמן נוסף וגוזל מאיתנו נתח חשוב בעשייה היום־יומית. אומנם תכנון דורש זמן, אולם הזמן שתקדישו לו יחסוך לכם זמן רב בעתיד. ניקח לשם דוגמה נסיעה ברכב: אתם רוצים להגיע מקריית שמונה לאילת ומחליטים לצאת לדרך ללא תכנון מוקדם וללא מפה. אתם נוסעים בכבישים ומנסים למצוא את דרככם על פי השילוט והכיוון הכללי — דרומה. מהר מאוד תגלו כי נכנסתם לכביש עמוס או פקוק, או פניתם לכביש צר, וברוב המקרים ודאי תיסעו בדרך היעילה והקצרה פחות, ואולי יתברר לכם כי לא תדלקתם או לא לקחתם מספיק שתייה לדרך.

בעיקרון, ללא תכנון הדרך לא תוכלו להעריך ביעילות את הזמן שנותר לכם עד להגעה ליעד, מאחר שהדרך לא מתוכננת ומי יודע מה עוד מחכה לכם בהמשכה. עכשיו חשבו כיצד תיראה הנסיעה אם תשתמשו בתוכנת ניווט, שתדע למצוא את הדרך היעילה ביותר, תאפשר לכם להעריך אם צריכים לתדלק ואולי להצטייד בשתייה, תמנע מכם ככל האפשר נסיעה בכבישים עמוסים ותעדכן אתכם בזמן אמת מהי שעת ההגעה. אומנם ייתכן כי תנאי הדרך ישתנו במהלך הנסיעה, אך בכל רגע נתון תדעו היכן אתם נמצאים ומתי תגיעו. בדרך מתוכננת תהיה לכם האפשרות לבצע שינויים מושכלים ומחושבים בהתייחס למיקום הנוכחי שלכם. מובן שישנם מקרים שבהם, ככל הנראה, לא תשתמשו בתוכנת ניווט — לצורך הגעה למכולת השכונתית או בנסיעה קצרה של כמה רחובות בתוך השכונה, למשל. ככל שהדרך ארוכה יותר, כך נידרש להשקיע זמן רב יותר בתכנונה. אם מדובר בפרויקט קצר או בפעילות שאתם יודעים לעשות באופן תכוף, כנראה שלא תידרשו להשקיע זמן רב בתכנונה, אם בכלל.

השכימו קום

אז איך בכל זאת נוכל לייצר לנו עוד קצת זמן במסגרת הזמן הקיים? באמצעות משמעת עצמית. הגיעו ראשונים לעבודה, או לפחות מוקדם ככל שמתאפשר לכם. הפסיקו למרוח את הבוקר מול הרשתות החברתיות ולהתעסק בפרטים שאינם תורמים להגשמת היעדים והמטרות שלכם. תהיו אלה שאומרים עליהם שהם תמיד מגיעים מוקדם. כך תרוויחו לעצמכם שעה של שקט, בלי הפרעות ובלי הסחות דעת, ובעיקר — תתחילו את יום העבודה ברוגע ותגלו שאלו הן השעות הפרודוקטיביות ביותר שלכם. זוהי גם דרך לדעת מה מחכה לכם בהמשך היום.

השכמה מוקדמת תקנה לכם את היכולת להתכונן ליום באופן מיטיבי יותר. תוכלו לתכנן את הצעדים הבאים שלכם כך שיקרבו אתכם צעד נוסף או אפילו שניים לכיוון היעד המתוכנן. לאחר שגיליתי את יתרונות ההשכמה המוקדמת, אני מרגיש שרכשתי יכולות ותכונות שלא היו לי בעבר. כן, זה קשה, ואפילו קשה מאוד, בייחוד להורים שביננו. אבל אם תמשיכו להתמקד במה שאין לכם ובמה שאתם לא יכולים לעשות — זה מה שיישאר לכם. מצאו את הדרך להשכים קום לפחות פעמיים בשבוע בהתאם ליכולות שלכם ולתנאים שאתם חיים בהם. זכרו, כל עשר דקות של השכמה מוקדמת יעניקו לכם לפחות שלושים דקות נוספות יתרון בהמשך היום. העולם הוא מרוץ עבור רובנו, ואם תצאו אחרי כולם, בטוח שלא תגיעו ראשונים.

אני גם מניח שחלקכם כבר חשבתם לעבוד כמה שעות נוספות בערב כדי להרוויח יותר זמן, אך אני יכול לומר לכם בבטחה כי זוהי לא דרך אפקטיבית במיוחד, לפחות מניסיוני. כאשר השמש שוקעת, מוחנו עובר שינוי ואנחנו נעשים יעילים פחות. אם אתם אומרים ״אצלי זה עובד, אני חיית לילה״, ברוב המקרים זה קורה מאחר שהלילה שקט יותר. אך הלילה הוא לא זה שמשנה; חשבו שאם אתם מעבירים את היום ללילה, אתם מפסידים בילוי עם משפחה וחברים, ואז מתעוררים בשעות המאוחרות של הבוקר, ובסופו של דבר מוצאים את עצמכם מהלכים כמו זומבים בבית בעוד שכל העולם ואחותו כבר נמצאים בפעילות מלאה.

ביצוע משימות במקביל — או לא

בני האדם נבראו כשביכולתם לעשות דבר אחד בכל פעם; אנחנו לא יצורים של ריבוי משימות. לצערי, אני מכיר אנשים רבים שחושבים אחרת ונכשלים בכל פעם מחדש. העולם הטכנולוגי מציב תיגר מאיים על הדרך שאנחנו מותאמים לעבוד בה. אצל רובנו שולחן העבודה עמוס משימות, ברקע נשמעים צלצולי טלפונים, אימיילים קופצים, צפצופים והבהובים מבקשים את תשומת ליבנו ודמויות שונות שהן ״אני רק שאלה״ מטרידות אתכם. העולם עובד כיום במהירות האור, ואצלנו נוצרת תחושה שאנחנו צריכים להתאים את עצמנו. אנחנו נוהגים ללהטט בין משימה אחת לאחרת, לדלג, להתייחס לכל ״זבוב״ העובר מול עינינו ולהסיט את תשומת ליבנו מהמטרה המרכזית שאנחנו עוסקים בה. יש לי חדשות, קוראים נכבדים — זה לא עובד! אנחנו, או לפחות רובנו, לא בנויים לביצוע משימות במקביל הדורשות חשיבה וריכוז קוגניטיבי. יש קבוצה קטנה מאוד של אנשים החיים על פני כדור הארץ שיכולים לבצע כמה משימות במקביל — טייסים ולהטוטנים, למשל. אם אתם לא טייסים או שאתם לא רוצים לעבוד בקרקס בתור להטוטנים, התמקדו במשימה אחת, בבקשה. אפילו מחשבים, משוכללים ככל שיהיו, מבצעים פעולה אחת בכל פעם; הם פשוט עושים זאת מהר מאוד, ולכן נוצרת האשליה שהם מריצים כמה תוכנות במקביל. גם אנחנו יכולים אולי לעבור ממשימה אחת לאחרת, אבל אז תעלה שאלת האיכות מול הכמות. האם אנחנו מסוגלים להגיע לתוצר הטוב ביותר, לאיכות הגבוהה ביותר, כשאנחנו עובדים במהירות רבה, עפים ממשימה אחת לאחרת, ואולי אפילו עובדים עליהן בו־זמנית? האם אנחנו לא פוגעים באיכות התוצאה? מעבר ממשימה למשימה לא מאפשר לנו לנצל את הפוטנציאל האמיתי שלנו.

הניסיון שלי ביום־יום ובשטח לימד אותי שלרובנו נדרשות 15-20 דקות כדי להיכנס לעומקה של פעילות מסוימת. מעבר בין משימות מבטל במידה רבה את הזמן שהשקענו בהתמקדות מחודשת במשימה ודורש מאיתנו להשקיע בה זמן נוסף.

הכול תחת שליטה (צרורות קצרים ומדויקים)

במהלך שירותי הצבאי למדתי לירות בכלי נשק שונים. לכולם היה עיקרון בסיסי אחד — ירייה בודדת עדיפה על ריקון המחסנית בצרור ארוך. למוח שלנו קל יותר להתמודד עם כמה משימות קטנות מאשר עם משימה גדולה אחת. משימה גדולה אחת נראית מפחידה בהשוואה לכמה משימות קטנות יותר. השלמת משימה קטנה מקנה לנו הרגשת ניצחון, נותנת לנו שליטה טובה יותר בביצוע ומאפשרת לנו לדעת כמה עוד נשאר. משימות גדולות נראות מובנות פחות, ולכן סביר להניח שנעדיף לדחות אותן, להניח אותן בצד ואולי לקוות שייעלמו לבד. חשבו כיצד אנחנו בונים כלים או מכונות מורכבות — אנחנו יוצרים אותם מחלקים קטנים יותר ולא מיציקה אחת. חלוקה של משימה גדולה למשימות קטנות מפחיתה לחץ, ועל כן הופכת את ביצועה לאפשרית יותר. קחו משימה גדולה והתחילו לשבור אותה לחלקיקים קטנים, כאלה שנראים ברי ביצוע ושלכל אחד מהם יהיה תוצר בעל ערך. בכל פעם שתשלימו ביצוע חלקיק משימה כזה — הרשו לעצמכם לחגוג.

הדבר נכון גם בנוגע לפרויקטים: על ידי פירוקם למשימות בודדות, יהיה לכם קל הרבה יותר להבין את היקפם ואת המשאבים שיידרשו לכם כדי להשלימם.

כעת נדגים כיצד מתבצע פירוק משימה גדולה לתתי־משימות קטנות: עליכם להכין מצגת להנהלה — סוף שנה או תכנון תקציב. מדובר בפרויקט גדול יחסית, משהו הדורש כמה ימים או שבוע שלם, ועל כן נתייחס למשימה זאת כאל אסופה של משימות קטנות שאחר כך יתחברו לכדי תוצר אחד.

הנה דוגמה לחלוקת משימת המצגת למשימות קטנות יותר:

1. בחירת תבנית להצגה, צבע, גופן וגודל.

2. יצירת שקף עבור כל נושא (כתיבה של הכותרות בלבד, ללא התוכן).

3. איסוף מידע עבור כל שקף — כל שקף או נושא היא משימה קטנה בפני עצמה.

4. איסוף דוגמאות מהעבר או מצגות דומות.

5. איסוף מידע רלוונטי ממצגות עבר וקריאתו.

6. שיח עם אנשים שיש להם ניסיון בתחום — עריכת רשימה של אנשים שתרצו לשוחח איתם.

7. יצירת משימה נפרדת עבור כל חלק במצגת.

עכשיו, כשיש בידכם רשימה מפורטת של משימות לביצוע, יהיה לכם קל יותר להבין כיצד להכין את המצגת. כל משימה כזו היא נדבך נוסף, וכל המשימות יחדיו מהוות את החלק השלם. סיום של כל משימה כזו יאפשר לכם לחגוג את סיומה. ככל שתתקדמו סמנו כל משימה שבוצעה. כשתראו באופן ויזואלי שרשימת המשימות מתקצרת, תוכלו להתקדם צעד אחד נוסף לקראת סיומה של המשימה הגדולה. הרשימה תאפשר לכם לראות את האור בקצה המנהרה ולהעריך מחדש בכל רגע נתון את פרק הזמן שנותר לכם להשקיע עד לסיומה. סיימתם משימה קטנה היום? זה ודאי ייתן לכם מוטיבציה להתחיל במשימה הבאה. אם לא נפרק את המשימה הגדולה למשימות קטנות, אנחנו עלולים למצוא את עצמנו בוהים במה שאמורה להיות המצגת. יתרונות נוספים לפירוק משימה גדולה למשימות קטנות הם היכולת לבחון פרויקט מזוויות פרטניות יותר ודרכי פעולה שונות ויעילות יותר והאפשרות להפסיק באמצע אם משהו דחוף יותר נוחת על שולחנכם. כאשר תתפנו למשימת המצגת, תוכלו לחזור ולהמשיך מהיכן שהפסקתם בקלות, ממש כמו להשאיר פירורי לחם בתוך היער הסבוך שיאפשרו לכם לחזור בדיוק לנקודת המוצא האחרונה שלכם.

מסגרות זמן

חשוב לחלק את היום למסגרות זמן. קבעו לכם במהלכו כמה זמן נחוץ ואפשרי, במסגרת המגבלות, להקדיש לכל נושא או פרויקט שנמצא באחריותכם. מניסיוני, חלוקת היום בתוך לוח השנה למשימות פרטניות אינה יעילה, מאחר שהיא מורכבת ודורשת תשומת לב רבה מדי. כאשר אנחנו מגלים שמשימות שעלינו לבצע דורשות יותר זמן מהצפוי, אנחנו נאלצים להזיז משימות רבות משעה לשעה — דבר שעלול ליצור עומס והתעסקות מיותרת. אני מעדיף לחלק את היום לנושאים או לפרויקטים.

חלקו את היום למסגרות זמן סבירות, כאלו שבמהלכן תוכלו לקדם את תכולת הביצוע לפרויקט. פרק הזמן שתקצו לכל בלוק זמן צריך להוביל לערך בעשייה. בהחלט ייתכן שיהיו ימים שבהם תקדישו את רוב זמנכם לפרויקט או נושא שתאריך היעד שלו קרוב או שישנן משימות חשובות יותר הדורשות התייחסות וביצוע דחוף יותר. אף על פי כן, הקפידו להשאיר חלונות זמן קטנים למשימות שונות. נדבר עליהם בהמשך — ״ניצחונות מהירים״. לא מן הנמנע כי במהלך היום תידרשו לבצע שינויים בהתאם למתרחש. זה בסדר. אתם לא יכולים לצפות את מהלך היום בצורה מדויקת, אך כאשר אתם נדרשים לעשות זאת, התבוננו בתכנון מסגרות הזמן שלכם וחשבו מסלול מחדש. ייתכן כי מסגרת זמן אחת תגדל והאחרת תתקצר, או אפילו תועבר ליום אחר. הזזה של מסגרת זמן ליום אחר תאפשר לכם לקבל תמונה על יכולת הביצוע שלכם ואף לעדכן את עמיתיכם כי ייתכנו שינויים בלוחות הזמנים.

כל פרויקט או נושא שאתם מקבלים על עצמכם צריך להיות קצוב בזמן כדי שתהיה לו התחלה ויהיה לו סוף. כך תוכלו לנהל אותו בצורה יעילה. שימוש במסגרות זמן גלויות לעין יאפשר לכם להיות ממוקדים ולנהל את הזמן שלכם באופן טוב יותר — לא תוכלו להתעלם מהן ותמיד תהיו ערים לתכנון שלכם. מדוע חשוב שמסגרות הזמן יהיו גלויות לעין? אציין דוגמה בהקשר כספי דווקא: כשאנחנו משלמים במזומן על מוצר כלשהו, אנחנו זוכרים טוב יותר מה רכשנו. הרכישות נחרטות בזיכרוננו, מאחר שראינו את הכסף עוזב את הארנק שלנו בדרכו אל הקופה של המוכר. כשאנחנו משלמים בכרטיס אשראי, הרכישות לא נצרבות במוחנו באותה עוצמה, ולכן אנחנו קונים הרבה יותר. כאשר תכנון מסגרות הזמן ניצב תמיד לנגד עינינו קשה מאוד להתעלם ממנו. אפשר להשתמש בדף נייר או אפילו בדף תכנון שבועי שניתן להורדה מאתר האינטרנט שלי (הכתובת מופיעה בסוף הספר) — העיקר שיהיה גלוי לעין בכל פרק זמן נתון שבו אתם עובדים. אם יש לכם מסך נוסף המחובר למחשב, הקצו חלק ממנו להצגת מסגרת הזמן היומית, לכל הפחות.

*המשך הפרק בספר המלא*